Jak wdrożyć GTD w życie? Tracks!
2009-10-31, Sobota 21:54:17 +0100, autor Karol „Zal” Zalewski, licencja LPRCTKC
Collect. Process. Organize. Review. Do.
O metodzie Getting Things Done pisało już wielu. Również i ja nie będę tego robić pierwszy raz. W telegraficznym skrócie - GTD jest metodą organizacji czasu, której celem jest odciążenie naszej pamięci przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej efektywności. W artykule na Wikipedii znajduje się opis tego, z jakich procesów się ona składa. Co ciekawe, jej wdrożenie nie wymaga żadnego urządzenia elektronicznego, ale trzeba przyznać, iż wykorzystanie właściwego oprogramowania zdecydowanie ułatwia korzystanie z niej. Z tego też względu poniżej znajduje się krótki opis mojej przygody z wdrażaniem GTD w życie oraz aplikacji (w świecie Linuksa), która okazała się być rozwiązaniem bliskim ideałowi.
Historia zaczęła się od zabawy z moim ulubionym edytorem tekstu, czyli Emacsem oraz dodatkiem Org-mode. Org-mode jest godny polecenia - świetnie nadaje się do tego, do czego został stworzony. Pomimo wysokiego początkowego kosztu związanego z nauką jego obsługi warto się nim zainteresować z tego względu, iż minimalizuje późniejszy koszt (czas to pieniądz) np. tworzenia notatek. Pod tym względem jest podobny do LaTeX-a, którego nauka również potrafi na początku odstraszyć osoby przyzwyczajone do Microsoft Worda, lub OpenOffice.org Writera. Nie zmienia to jednak faktu, że przystosowanie Org-mode do GTD jest pracochłonne i do tego akurat zadania nie nadaje się on najlepiej. Zależy nam przecież na wydajnym działaniu, a nie na przyjemności wynikającej z samej możliwości zarządzania czasem.
Kolejnym moim krokiem były poszukiwania czegoś, co przypominałoby systemy typu Wiki. Jak się okazuje, dużą popularność pośród zwolenników takich rozwiązań zyskały modyfikacje TiddlyWiki, czyli Wiki mieszczącej się w pojedynczym pliku będącym połączeniem HTML-a, JavaScriptu oraz danych użytkownika. Ma to taką zaletę, że jest to rozwiązanie zupełnie niezależne od systemu operacyjnego. Wystarczy jedynie posiadać przeglądarkę WWW. Natomiast synchronizację między wieloma komputerami można uzyskać korzystając np. z DropBoksa, Ubuntu One, lub serwisu TiddlySpot. Samo TiddlyWiki może służyć do GTD, ale lepiej skorzystać z czegoś, co zostało stworzone do współpracy z tą metodą, a bazuje na wspomnianym systemie Wiki. Mowa m.in. o MonkeyGTD. Całość nie przypadła mi jednak do gustu - narzędzia tego typu są stosunkowo trudne w obsłudze i mało przejrzyste. A przecież nie tego oczekuje się od rozwiązania, które samo w sobie ma ułatwiać życie.
Przez chwilę zastanawiałem się również nad zastosowaniem ThinkingRock. Szybko jednak uznałem, że pomimo dużej sympatii do Javy niekoniecznie chcę korzystać z takiego molocha przy zabawach z organizacją mojego czasu. Nie wspominając o tym, iż przejrzystością ThinkingRock przypomina raczej węgiel, niźli diament.
I tutaj pojawiła się myśl - może jakaś aplikacja webowa? Najlepiej coś należącego do świata FLOSS, ale na tyle popularnego, aby można było znaleźć darmowy serwis udostępniający ją jako SaaS. Remember the Milk odpadał w przedbiegach ze względu na kryterium wolności oprogramowania. Okazało się jednak, że warunki te spełnił tytułowy Tracks (Ruby on Rails) oraz portal GTDify (można też skorzystać z Tracks.tra.in). I w tym oto momencie doszedłem do rozwiązania, z którego korzystam od jakiegoś już czasu i chwalę je sobie.
Otwarta (GPL), prosta w obsłudze i, co najważniejsze, praktyczna aplikacja. Do każdego miejsca można dostać się przy pomocy maksymalnie trzech kliknięć. Co więcej, posiada wsparcie wsparcie nie tylko dla kontekstów oraz projektów, ale również tagów. Jedno spojrzenie wystarcza do tego, aby szybko stwierdzić, co i na kiedy należy zrealizować, a dodawanie zadań jest przede wszystkim szybkie. Gdyby przeglądarka WWW nie wystarczała to zawsze istnieje możliwość skorzystania z różnego rodzaju feedów XML, iCal, lub tekstowych. Istnieje również możliwość eksportu danych (chociaż z importem jest już nieco gorzej).
Dobrze wdrożony GTD naprawdę ułatwia życie.
2009-10-31, Sobota 22:41:45 +0100
wygląda trochę jak zwykłe TODO z podziałem na projekty, chociaż ja na organizacji czasu się nie znam
2009-10-31, Sobota 22:48:08 +0100
@Airborn: TODO ("next action") połączona z kontekstami (chyba największa zaleta GTD) oraz podziałem na projekty. Do tego dochodzi jeszcze kilka usystematyzowanych procesów. Wbrew pozorom jest to przyjemniejsze, niż zwykła lista rzeczy do zrobienia ;]
2009-11-01, Niedziela 14:45:54 +0100
"I tutaj pojawiła się myśl - może jakaś aplikacja webowa?" jak najbardziej a może nawet coś made in poland http://nozbe.com/ jedyny minus to spore ograniczenia wersji free.
2009-11-01, Niedziela 17:04:22 +0100
Polecisz może jakąś stronę gdzie będę mógł poczytać o GTD w pigułce? To co na wiki wystarczy by poznać podstawowe procesy, praktyki i narzędzia?
2009-11-01, Niedziela 17:31:21 +0100
@KosciaK: To, co jest na Wiki w zupełności wystarcza. David Allen robi z tego szkolenia oraz wydaje książki, ale tak właściwie kwintesencja całego GTD jest bardzo prosta i można ją znaleźć na Wiki. Grunt to zrozumieć, że tak właściwie są to listy TODO z tą różnicą, iż dodatkowo pojawiają się konteksty oraz projekty. Procesów też jest 5 (kolekcjonowanie, analiza, porządkowanie, dzienny/cotygodniowy przegląd oraz realizacja) z czego i tak większość jest intuicyjna.
@pinochet: Zapoznam się (bo czemu nie?) - szkoda tylko, że nie jest w wersji wolnej/otwartej. A w wersji darmowej faktycznie posiada bardzo duże ograniczenia.
2009-11-01, Niedziela 18:44:26 +0100
Może rt? http://bestpractical.com/rt/
2009-11-01, Niedziela 19:13:53 +0100
@zdzichu: A nie jest to zbyt skomplikowane do codziennego zarządzania własnymi zadaniami? Wygląda raczej, jak coś pokroju Traca, Bugzilli, lub Fossil.
2009-11-01, Niedziela 19:45:52 +0100
Ja do zarządzania czasem/zadaniami i (w ogólnych zarysach) do zaimplementowania GTD używam opengoo. Podział na projekty, etapy, akcje, tagi.. Jedyne czego brakuje to "Next Action" ale i z tym można sobie poradzić. Warto sprawdzić.
2009-11-01, Niedziela 19:51:14 +0100
todoist.com
2009-11-01, Niedziela 20:43:16 +0100
@radekg: Dzięki! Tak właściwie to nawet nie wiedziałem, że istnieją webowe pakiety biurowe będące udostępniane wraz ze źródłem. Myślę, że to dobry cel na kolejne poszukiwania - opensourcowe zamienniki dla różnego rodzaju usług sieciowych (w rozumieniu SaaS).
@t: Zapewne praktyczny, ale daleko mu do bycia otwartym. Swoją drogą - z zamkniętych bardzo dobry jest m.in. wspomniany przeze mnie RememberTheMilk.
2009-11-01, Niedziela 21:09:25 +0100
@zal : Nie można traktować opengoo jako zamiennika do pakietów biurowych. To prowadzi jedynie do rozczarowania. Opengoo posiada jedynie jako taki procesor tekstu oparty na jakimś klonie fck.. i możliwość tworzenia tekstowych notatek.
Opengoo to po prostu system porządkujący projekty i pozwalający zarządzać klientami, projektami, pracownikami. Można przyporządkowywać pracownika do zadań. Zadania grupować w etapy, Etapy grupować w projekty itd.
To co mnie przekonało do opengoo to możliwość mierzenia czasu wykonywania danego zadania (w org-mode też można zintegrować jakiś moduł.. czy może już jest zintegrowany.. nie pamiętam). A później generowania raportów np. z ubiegłego miesiąca. Naprawdę takie zestawienie potrafi uporządkować sprawy w umyśle i usprawnić przyszłe planowanie.
System jako taki wymaga jeszcze doszlifowania tu i ówdzie (np. powiadomienia email są mało użyteczne) ale i tak warto sprawdzić.
2009-11-01, Niedziela 23:31:16 +0100
Jeden z moich znajomych chwali sobie tracks na Morph eXchange (można tam sobie zrobić własną instancję za free). Nie jest też trudno postawić to samemu (spisałem parę miesięcy temu na blogu dość szczegółową instrukcję)
PS Jeśli chodzi o alternatywy - kiedyś zebrałem sporą paczkę adresów: http://notatnik.mekk.waw.pl/archives/110-Listy_zadan.html
2009-11-01, Niedziela 23:55:28 +0100
@Mekk: Dzięki za info. Również nawiązanie do BitNami na Twoim blogu mocno ułatwia sprawę.
2009-11-02, Poniedziałek 08:49:30 +0100
Przeszedłem już przez mnóstwo programów, programików i aplikacji webowych do GTD. Był ThinkingRock (zagmatwana kobyła, która po uproszczeniu, przepisaniu na inny język i dodaniu kalendarza mogłaby być całkiem niezła), Chandler (jedyną jego zaletą jest synchronizacja z wersją webową), OpenGoo (może to wina serwera, ale u mnie działał za wolno; poza tym brak mi kilku funkcji), wspomniany przez Ciebie Tracks (fajny, ale brak mi kalendarza i paru innych funkcji), Org-Mode (super rozwiązanie, ale dla fanów Emacsa) i mnóstwo innych drobnych rozwiązań. Szczerze mówiąc więcej czasu poświęcam na instalowanie tych programów niż na ich używanie...
Obecnie używam webowego Clocking IT, eksperymentuję z Tracem (oba do projektów technicznych) i BasKetem. BasKet jest świetny, zwłaszcza, że sprawdza się znakomicie jako program do notatek, ale brak mu przeglądów i kalendarza, czy po prostu jakiejkolwiek możliwości określania deadline'ów. W ogóle w większości takich programów brak mi kalendarza. Wiem, że w GTD kalendarz jest rzeczą drugorzędną, ale przecież wciąż istotną. Oczywiście, mogę używać np. świetnego Google Calendar z darmowymi powiadomieniami SMS, ale wolałbym mieć wszystko w jednym miejscu. OpenGoo był tu bliski ideału, ale zniechęciła mnie jego powolność i brak możliwości dostosowania przeglądów do swoich potrzeb.
Wciąż zatem zastanawiam się nad napisaniem własnego rozwiązania, tylko że przy moich umiejętnościach... :P
2009-11-03, Wtorek 11:09:31 +0100
@vmario: Po Twoim przeglądzie przenajróżniejszych rozwiązań + notka Zala, wychodzi, że to dobry pomysł na zrobienie dobrej aplikacji Open Source, FLOSS, czy na jakich zasadach ona nie będzie. W kaźdym razie patrząc z punktu biznesowego... to się mogłoby sprzedać! :)
2009-11-03, Wtorek 11:20:58 +0100
@daytek, vmario: Też o napisaniu czegokolwiek myślałem, ale na myśleniu się skończyło. Umiejętności? Zawsze można nabywać w trakcie pisania. Gorzej z zapałem i czasem ;]
2009-11-03, Wtorek 11:29:52 +0100
Zapał jak zapał bo to ciekawe mogłoby być... gorzej z czasem.
Umiejętności chyba nie są jakieś super potrzebne ;) wg mnie :)
2009-11-03, Wtorek 11:56:33 +0100
@Zal, problemem nie jest zapał ani czas, bo te się zawsze znajdą (wszak im mniej czasu tym lepsza wydajność pracy), mi się wydaje, że problemem jest zawsze motywacja :P
2009-11-05, Czwartek 21:21:18 +0100
Totalnie nie w temacie, ale sadze ze Cie zainteresuje:
http://forum.hard-core.pl/viewtopic.php?f=2&t=34079
2009-11-05, Czwartek 23:43:20 +0100
@Marek: Faktycznie nie związane z tematem, ale dzięki za info. Już się zainteresowałem "pakietem promocyjnym" ;]
2009-11-06, Piątek 13:47:13 +0100
http://www.taskcoach.org/ - otwarty, nie webowy. Używam od paru miesięcy i jestem zadowolony.
2010-02-03, Środa 13:25:08 +0100
Ciekawy wpis. Wprawdzie nie przepadam za aplikacjami webowymi, ale po przeczytaniu zastanawiam się czy jakiegoś porównania nie naskrobać... Na razie zająłem się opisywaniem samej metody GTD